İyi bir hatırlatma mesajında neler olmalı?
- İşletme adı: müşteri mesajın kimden geldiğini ilk bakışta anlamalı.
- Randevu tarihi, günü ve saati: "yarın" yerine "14 Ekim Salı, 15:30" yazın.
- Hizmet ve personel adı: birden fazla randevusu olan müşteri için karışıklığı önler.
- Adres ya da konum bağlantısı: özellikle ilk kez gelen müşteri için önemli.
- İptal veya değişiklik için net bir yol: telefon numarası ya da "bu mesaja yanıt verin".
- Kısa olması: mesajı tek SMS’e sığacak kadar kısa tutun, gereksiz süslemeden kaçının.
Kopyalayıp kullanabileceğiniz 8 şablon
1. Genel hatırlatma
Merhaba Ayşe Hanım, [İşletme Adı] olarak yarın 14 Ekim Salı saat 15:30’daki randevunuzu hatırlatırız. Değişiklik için 05xx xxx xx xx numarasını arayabilirsiniz.
2. Berber ve kuaför
Merhaba Mehmet Bey, yarın saat 11:00’de [İşletme Adı]’nda [Personel Adı] ile saç-sakal randevunuz var. Görüşmek üzere!
3. Klinik ve muayene
Sayın Elif Yılmaz, [Klinik Adı] kliniğinde 14 Ekim Salı saat 10:00’da Dr. [Ad Soyad] ile muayene randevunuz bulunmaktadır. Lütfen 10 dakika önce gelin. Değişiklik için: 05xx xxx xx xx.
4. Psikolog ve terapi seansı
Merhaba, 14 Ekim Salı saat 17:00’deki seansınızı hatırlatırız. Değişiklik gerekirse lütfen en az 24 saat önce bildirin. [Uzman Adı]
5. Güzellik ve lazer epilasyon
Merhaba Zeynep Hanım, yarın saat 13:00’de [İşletme Adı]’nda lazer seansınız var. Seanstan önce bölgeyi tıraş etmeyi unutmayın. Görüşmek üzere!
6. Aynı gün (sabah) hatırlatma
Günaydın Can Bey, bugün saat 16:00’daki randevunuzu hatırlatırız. [İşletme Adı] sizi bekliyor.
7. Kapora gerektiren randevu
Merhaba, 20 Ekim Pazartesi saat 12:00’deki dövme seansınız için kaporanız alınmıştır; kalan tutar seans günü ödenecektir. Değişiklik için en az 48 saat önce bize ulaşın. [Stüdyo Adı]
8. Randevuyu onaylatma
Merhaba Deniz Hanım, yarın saat 14:00’deki randevunuz için geliş durumunuzu onaylar mısınız? Gelemeyecekseniz lütfen haber verin, saatinizi başka bir müşterimize ayıralım. [İşletme Adı]
Hatırlatma ne zaman gönderilmeli?
Uzun süre önce gelen mesaj unutulur, çok geç gelen mesaj müşteriye plan yapma fırsatı vermez. Pratikte iyi çalışan düzen şöyledir: sabah randevuları için bir önceki gün öğleden sonra, öğleden sonra randevuları için aynı gün sabah. Randevu kapora gerektiriyorsa ek olarak 2–3 gün önceden de bir onay mesajı göndermek mantıklıdır.
SMS mi WhatsApp mı?
- SMS: internet gerektirmez, hemen hemen herkes okur, işletme adıyla (onaylı başlık) gönderilebilir ve toplu gönderime uygundur.
- WhatsApp: yanıt vermek kolaydır ancak tek tek elle göndermek zaman alır ve işletme numarası müşterinin rehberinde kayıtlı değilse güven sorunu yaşanabilir.
- İkisini birlikte kullanmak da mümkündür: otomatik SMS ile hatırlatın, özel durumlarda WhatsApp’tan konuşun.
Mesajları elle göndermeyin
Günde 20–30 randevusu olan bir işletmede tek tek mesaj yazmak her gün bir saatten fazla zaman alır ve mutlaka biri unutulur. Randevu programı, randevuyu girdiğiniz anda hatırlatmayı zamanlar; mesajda işletme adı, tarih, gün ve saat kendiliğinden yer alır.
Bu mesajları her randevu için elle yazmak yerine otomatik gönderin. Randevusa, randevudan önce müşterinize işletmenizin adıyla hatırlatma SMS’i gönderir.
SMS hatırlatma sistemini inceleyin