Önce ayırın: idari kayıt ve klinik not
- İdari kayıt: ad-soyad, iletişim bilgisi, randevu tarihleri, seans ücreti, ödeme durumu, paket ve kalan seans, gelmediği seanslar.
- Klinik not: değerlendirme, görüşme içeriği, tanıya ya da sürece dair gözlemler.
- İdari kayıtlara sekreteriniz ya da asistanınız da erişebilir; klinik notlar yalnızca sizin erişiminizde olmalıdır.
- Bu ayrım kayıt sisteminizi seçerken de belirleyicidir: randevu programı idari kısmı çözer, klinik notlar için ayrıca korumalı bir yöntem gerekir.
Danışan kartında hangi alanlar olmalı?
Temel bilgiler
Ad-soyad · telefon · e-posta · tercih edilen iletişim kanalı · acil durumda ulaşılacak kişi (danışanın onayıyla) · ilk görüşme tarihi.
Seans ve randevu bilgileri
Seans sıklığı (haftalık/iki haftalık) · tercih edilen gün ve saat · seans türü (yüz yüze/online) · seans süresi · iptal ve erteleme koşulları.
Ödeme bilgileri
Seans ücreti · paket varsa toplam ve kalan seans sayısı · ödeme yöntemi · kısmi ödeme ve taksit durumu · bekleyen borç.
Genel idari not
Örnek: "Salı akşamlarını tercih ediyor; iptallerini en az 24 saat önce bildirir; faturasını şirket adına istiyor." Klinik içerik değil, yalnızca günlük işleyişe dair notlar.
Gelmeyen seansları takip edin
Danışanın seansa gelmemesi hem terapi sürekliliği hem de gelir açısından önemli bir veridir. Gelmeyen seansları "gelmedi" olarak işaretleyip sıklığa bakmak, hatırlatma mesajı zamanınızı ya da iptal politikanızı gözden geçirmeniz gerektiğini gösterir. Seanstan önce giden kısa bir hatırlatma çoğu zaman yeterlidir; mesajda seansın konusunu değil yalnızca ofis adını, tarihi ve saati yazın.
Gizlilik ve güvenlik için temel kurallar
- Danışan bilgilerini kâğıt defter, ortak Excel dosyası ya da WhatsApp gibi herkesin erişebildiği yerlerde tutmayın.
- Sekreter ya da asistan erişimini rolle sınırlandırın: kasa ve randevuları görsün, gerekmedikçe geçmiş kayıtlara girmesin.
- Sağlık verisi KVKK’da özel nitelikli kişisel veridir; aydınlatma metniniz ve açık rıza süreciniz güncel olmalı.
- Kayıtların ne kadar süre saklanacağı için meslek örgütünüzün ve hukuk danışmanınızın yönlendirmesine başvurun.
- Telefonunuz kayıp ya da çalıntı olduğunda erişimin kapatılabileceği bir sistem tercih edin.
Dijital sistemde ne aramalı?
- Danışan kartında geçmiş randevuların, ödemelerin ve notların tek ekranda görünmesi.
- Seans paketlerinde kalan seansın otomatik düşmesi.
- Hatırlatma mesajında seans konusunun yazmaması.
- Rol ve izin yönetimi: kimin neyi görebileceğini siz belirlemeli.
- Verilerin başka ofislerle karışmadığı, izole bir altyapı.
- Hassas klinik notları nerede tutacağınıza dair net bir yanıt. Randevu programlarının çoğunda yalnızca genel not alanı vardır; klinik kayıtlarınızı bu alana yazmak yerine ayrı tutmanız daha güvenlidir.
Seansları, danışan kartlarını, paketleri ve ödemeleri tek panelde takip edin. Hatırlatma SMS’lerinde seansın konusu yazmaz, veriler ofisinize özel veritabanında tutulur.
Psikolog randevu programını inceleyin