1. Hatırlatma mesajında mahremiyet
Danışanın telefonuna giden mesajı başkası da görebilir. İyi bir sistemde hatırlatma yalnızca ofis adını, tarihi ve saati içerir; seansın konusu ya da hizmet adı yazmaz. Programı denerken kendi numaranıza bir test hatırlatması gönderin ve mesajın tam metnine bakın.
2. Danışan verisi nerede ve nasıl tutuluyor?
- Verilerin diğer işletmelerle aynı havuzda mı, yoksa ofisinize özel ayrı bir veritabanında mı tutulduğunu sorun.
- Veriyi kimin yönettiğini ve bir sorun çıktığında kime başvuracağınızı öğrenin.
- Kişisel veri işleyen bir ofis olarak kendi yükümlülüklerinizin yazılım seçiminden bağımsız sürdüğünü unutmayın; gerekirse bir hukukçuya danışın.
3. Rol ve izinler
Sekreter ya da asistanın randevu takvimini görmesi ile ödeme ve raporları görmesi aynı şey değildir. Hangi kullanıcının hangi bölümlere erişebileceğini ayrı ayrı belirleyebildiğinizden emin olun.
4. Seans paketi, kısmi ödeme ve taksit takibi
- Çok seanslı paketlerde kalan seans sayısı otomatik düşüyor mu?
- Danışan ücreti parça parça ya da taksitle ödüyorsa, ödenen ve kalan tutar tek yerde görünüyor mu?
- Program ödeme tahsil etmez, yapılan ödemeyi kayıt altına alır; bu ayrımı baştan bilin.
5. Gelmedi ve iptal ayrımı
Danışanın seansa gelmemesi ile önceden iptal etmesi farklı durumlardır. Randevuyu “gelmedi” olarak işaretleyip takip edebiliyor muyum, sorusuna net bir cevap alın. Aksi halde boş kalan saatlerin nedenini geriye dönüp göremezsiniz.
6. Online seanslar takvimde nasıl görünüyor?
Online seansları da yüz yüze seanslarla aynı takvimde, randevu olarak yönetebilmek önemlidir. Programın yalnızca takvimi mi tuttuğunu, yoksa görüşme bağlantısı da üretip üretmediğini ayrıca sorun; ikisi farklı ihtiyaçlardır.
7. Programın ne yapmadığını sorun
Randevu sistemi idari yükü yönetir; klinik değerlendirme ve terapi notları ayrı bir konudur. Danışmana özel, ayrıca şifrelenmiş bir not modülü sunmayan bir programda terapi notlarını tutmamalısınız. Randevusa da bu kapsamdadır: danışan kartında iletişim bilgisi, genel notlar, geçmiş randevular ve ödemeler bulunur, klinik değerlendirme notları için ayrı bir şifreli modül yoktur.
Denemeden karar verin
- Kendi numaranıza hatırlatma gönderin ve mesajı okuyun.
- Sekreter için ayrı bir kullanıcı açıp ne gördüğünü kontrol edin.
- Bir seans paketi ve bir taksitli ödeme girin, kalan tutarın doğru göründüğünü doğrulayın.
- Bir randevuyu “gelmedi” olarak işaretleyin.
- Bir hafta paralel çalışın: eski yöntemi bırakmadan yeni randevuları programa girin.
Seans takvimi, SMS hatırlatma, seans paketi ve ödeme takibi tek panelde. 14 gün ücretsiz deneyin; mevcut danışan listenizin aktarımında sizinle birlikte çalışıyoruz.
Psikolog randevu programını inceleyin